Zu lernen, seine Zeit erfolgreich zu organisieren und sich an den Plan zu halten, ist der wichtigste Schlüssel zur Strukturierung unserer Lebenszeit. Aber viele Menschen wehren sich gegen das Konzept der Zeiterfassung. Vielleicht kommt es ihnen wie eine weitere Aufgabe in einem ohnehin schon hektischen Programm vor. Ich fordere Menschen, die so denken, auf, dieses System einen Monat lang auszuprobieren. Ich sage ihnen, wenn es nicht funktioniert, werfen Sie es weg.

Wussten Sie das?

Die meisten Menschen, mit denen ich gearbeitet habe, sind bereit, die einmonatige Hingabe zu schaffen, und mehr als 90 Prozent nutzen die Maschine weiterhin. Lassen Sie uns mit Ihrem System beginnen, um Ihr Leben und Ihre Zeit selbst in die Hand zu nehmen. Wenn Sie diesen Abschnitt durchgehen, werden Sie vielleicht versucht sein, den einen oder anderen Schritt zu überspringen. Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass dies ähnlich wie bei einem Kochrezept ist. Eine Maßnahme auszulassen ist gleichbedeutend mit dem Weglassen einer Zutat. Für den größten Erfolg sollten Sie alle Zutaten verwenden.

Zur Kenntnis nehmen

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wie Sie Ihre Zeit derzeit nutzen. Der vielleicht mühsamste aller Schritte besteht darin, genau herauszufinden, wohin Ihre Zeit derzeit fließt. Der Balance Wheel gibt einen Überblick darüber, wo Sie sich befinden. Wenn möglich, sollten Sie versuchen, noch genauer zu werden. Viele Zeitmanagement-Experten empfehlen, einen Planer mitzunehmen und in Fünfzehn-Minuten-Schritten aufzuschreiben, was Sie eine Woche lang tun. Ich persönlich würde das nicht empfehlen, weil ich nie die Zeit dafür fand und jedes Mal, wenn ich es versuchte, etwa eine Stunde durchhielt.Was bei mir funktionierte, war, ein Blatt Papier in folgende Abschnitte zu unterteilen: Vor der Arbeit, morgens bei der Arbeit, mittags, nachmittags bei der Arbeit, abends mit Samantha, nachdem Samantha ins Bett gegangen ist. In jedes Quadrat habe ich ein paar kurze Notizen geschrieben, wie ich diese Zeit verbracht habe. Ich habe es geschafft, diese Methode eine ganze Woche lang beizubehalten, um eine genaue Bestandsaufnahme meiner Zeitverwendung zu machen. Welche Methode auch immer für Sie funktioniert, ist großartig: Versuchen Sie einfach, eine Art wöchentliche Zusammenfassung zu erstellen.
• Bewerten Sie Ihre Woche, vereinfachen Sie Ihre Erwartungen und ermitteln Sie häufige Zeitverschwender. Die Aufzeichnung der Aktivitäten einer Woche kann für viele ein Augenöffner sein. In der Hektik des Lebens übersehen wir oft, wie viel Zeit verstreicht, die besser genutzt werden könnte. Wie viel Zeit verbringen Sie damit, die Räder zu drehen? Könnte eine positive Vorbereitung dazu beitragen, diese Zeit freizusetzen? Wie oft können Sie die gleiche Reise zweimal machen? Wie viel Zeit könnte man durch positive Vorbereitung freisetzen, wenn diese Ausflüge zusammengefasst würden? Wie viel Zeit wird für zusätzliche Verpflichtungen aufgewendet? Müssen Sie alles so häufig tun? Wenn Sie Ihr Haus einmal pro Woche von oben bis unten putzen, könnten Sie das dann einmal im Monat tun und die Wohnung wöchentlich reinigen? Wenn Ihre Zeit von Aufgaben verschlungen wird, die in Ihrer Bilanz nur wenig oder gar nicht vorkommen, sollten Sie diese Aufgaben streichen oder vereinfachen. Könnten Sie monatlich in den Supermarkt gehen, um die meisten Ihrer Mahlzeiten einzukaufen, und nur einmal pro Woche einkaufen, um verderbliche Lebensmittel zu kaufen? Wenn finanzielle Erwägungen monatliche Fahrten zum Supermarkt verhindern, sollten Sie sich ein Ziel setzen, auf das Sie hinarbeiten. Welche Bereiche nehmen einfach zu viel Zeit in Anspruch? Wird am Morgen viel getrödelt und zu wenig getan? Nehmen Telefonanrufe Zeit für die Arbeit oder die Familie weg? Und was ist mit Ihnen? Oft ist der erste Punkt, der aus einem Programm gestrichen wird, die Zeit für sich selbst. Wie viel Zeit haben Sie sich in der Woche für sich selbst genommen - ohne Kinder? Haben Sie einen Spaziergang gemacht? Haben Sie sich eine Zeit lang in Ruhe entspannt? Wenn Sie wissen, dass Sie sich nicht genügend Zeit für Verjüngung, Bewegung, Schlaf, Ernährung oder andere Selbstpflege nehmen, machen Sie dies zu einer vorrangigen Aufgabe. Sie brauchen Energie und Selbstfürsorge, um sich um Ihre Kinder kümmern zu können. Versuchen Sie, sich jede Woche mindestens zwei Stunden Zeit zu nehmen, die Sie ganz Ihnen widmen können. Die Energie, die Sie aus zwei Stunden konzentrierter Zeit schöpfen, wird diese Stunden und vieles mehr leicht wieder wettmachen. Dritter Schritt: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Aufgaben und Ziele. Während Sie Schritt zwei durchlaufen haben, haben Sie wahrscheinlich herausgefunden, wo Ihre Zeit verloren geht und wie Sie das korrigieren können. Wahrscheinlich haben Sie auch herausgefunden, welche Aufgaben erledigt werden müssen und was eher aus Gewohnheit als aus Lust getan wird.
• Dazu müssen Sie alle Ihre Aufgaben und Ziele auflisten. Sobald wir alle auf dem Tisch haben, können wir damit beginnen, sie in Ihr tägliches Lebensmanagementsystem einzufügen. Listen Sie auf einem neuen Blatt Notizpapier alle Aufgaben auf, die für Sie in Frage kommen. Sie können sich dafür entscheiden, diese in drei Säulen aufzuteilen: Privat, Arbeit und Familie. Der wöchentliche Bestand aus Schritt eins ist ein guter Ausgangspunkt für die Aufgaben. Bewahren Sie diese Liste griffbereit auf, denn in den kommenden Tagen können weitere Aufgaben auf Sie zukommen.
• Setzen Sie Prioritäten nach der A, B, C-Methode. Menschen neigen dazu, To-Do-Listen zu erstellen und jeder Aufgabe den gleichen Stellenwert einzuräumen. Meistens muss aber nicht alles sofort erledigt werden. Die Auflistung aller Aufgaben kann ein falsches Gefühl der Dringlichkeit und unnötigen Stress erzeugen. Versuchen Sie, jeden Punkt mit einem Prioritätsetikett zu kennzeichnen, wie hier gezeigt. A - Für Dinge, die aufgrund früherer Verpflichtungen oder weil sie Teil Ihrer Ziele, Prioritäten oder Ihres Wertesystems sind, erledigt werden müssen. B - Für Dinge, von denen Sie erwarten, dass sie erledigt werden, wenn Sie in der Lage sind, alle Aufgaben mit A-Priorität zu erledigen. C- Für Dinge, die irgendwann einmal erledigt werden müssen. Viele Männer und Frauen stellen fest, dass sie, wenn sie anfangen, Prioritäten zu setzen, hauptsächlich A und nur wenige C- oder B-Aufgaben haben. Da viele Menschen sich nicht regelmäßig vorbereiten, ist dies sehr häufig der Fall. Nach ein paar Wochen der Vorbereitung und der Optimierung Ihrer Zeit sollten Sie ein besseres Gleichgewicht zwischen A-, B- und C-Produkten finden. Sobald Sie jedes Produkt nach Prioritäten geordnet haben, vergleichen Sie Ihre Liste mit Ihrem Gleichgewichtsrad. Bewegen Sie sich in die Richtung, die Sie sich für Ihr Leben wünschen? Viele Männer und Frauen stellen fest, dass das einfache Notieren dieser Dinge auf einer Zeitung zu einem ausgeglicheneren Rad führt. Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, sehen Sie sich die Liste noch einmal an. Gibt es noch etwas, das Sie ändern oder tun könnten, um Ihrem Ziel der Ausgewogenheit einen Schritt näher zu kommen?
• Erstellen Sie einen Monatsplan. Ein Monatsplan ist so etwas wie eine Waage, denn er gibt einen Überblick darüber, wo Sie stehen. Skizzieren Sie Ihre Aufgaben und Termine in einem Monatskalender. Fragen Sie sich bei jedem Eintrag in Ihrem Kalender: Passt das zu dem Plan, den ich für mein ganzes Leben habe? Wenn nicht, warum mache ich das? Manchmal sind es Dinge, die wir tun müssen, aber manchmal sind es Dinge, die wir aus Gewohnheit tun. Ein Mädchen, Cindy, berichtete zum Beispiel, dass sie jeden Sonntag ihr Haus gründlich putzt und sich wünscht, sie könnte ein Hausmädchen einstellen. Angesichts ihres großen Engagements beim Putzen fragte ich sie, ob dies eine Priorität in ihrem Leben sei. Sie antwortete, dass dies nicht der Fall sei. Nach ein paar Minuten erklärte sie, dass ihre Mutter immer ein sehr ordentliches Haus hatte und sie glaubte, dass dies Teil ihrer "Erwartungen" war. Cindy ging von einer wöchentlichen Grundreinigung zu einer monatlichen Grundreinigung und Nachbesserungen an den Wochenenden über. Dies brachte ihr jeden Monat fast zwei zusätzliche Stunden ein. Sechster Schritt: Erstellen Sie einen Wochenplan. Der Wochenplan ist Ihr wichtigstes Hilfsmittel, um sich ein Leben lang zu orientieren. Ich finde, dass das Ausfüllen eines Wochenprogramms jeden Sonntagnachmittag oder -tag meine Wochen sehr viel effektiver macht und hilft, jeden Tag zu optimieren. Sehen Sie sich jeden Sonntag Ihre Pflichtenliste zusammen mit Ihrem Monatskalender an. Notieren Sie alle Termine oder Verpflichtungen in Ihrem Wochenplaner. Als Nächstes überprüfen Sie die Zeit, die Ihnen noch bleibt, und holen Sie Ihr Balance-Rad heraus. Schauen Sie sich das perfekte Rad an, das Sie zuvor erstellt haben. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Ziele. Füllen Sie die verbleibenden Felder mit diesen Produkten aus. Vielleicht ist Ihr Zeitplan so hektisch, dass Sie im Laufe der Woche nur wenige 30-Minuten-Schritte finden. Lassen Sie sich diese nicht entgehen!
• Erstellen Sie jeden Abend ein Tagesprogramm. Notieren Sie sich jeden Abend vor dem Schlafengehen eine Strategie für den nächsten Tag. Ich finde, dass das gleiche Stufenprogramm, das ich für die Zeitüberwachung erwähnt habe, bei mir am besten funktioniert. Ich unterteile ein Blatt Papier einfach in Aufgaben am Morgen, Aufgaben am Nachmittag und Aufgaben am Tag.